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Back Office Mitarbeiter:in (m/w/d)

Standort: Wien
Anstellungsform: Vollzeit
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Deine Aufgaben

  • Als MitarbeiterIn in der Compliance Administration bist du Teil unserer Abteilung Quality & Services. Im 8-köpfigen Team bestehend aus Office Management und Compliance Administration arbeitest du an unterschiedlichsten Themen, da hier alle Schnittstellen zusammenlaufen. Dein Hauptaugenmerk wird die Vertragsprüfung sein.
  • Du überprüfst ob die Projekteinsätze unserer Business Partner der österreichischen Gesetzeslage entsprechen.
  • Dazu bist du Schnittstelle zu den internen Ansprechpartnern und Vertragspartnern.
  • Neben der Vertragsprüfung übernimmst du Aufgaben des Office Managements.
  • Als Mitarbeiter:in Quality & Services betreust du auch den gesamten Empfangsbereich mit den angeschlossenen Besprechungszimmern, begrüßt unsere Gäste und bist verantwortlich für ein repräsentatives Erscheinungsbild unserer Niederlassung.
  • Du betreust die Telefonzentrale und führst Erstkontakte in deutscher und englischer Sprache.
  • Du bist Schnittstelle zu allen lokalen Dienstleistern, zur Vertrags- und Rechnungsablage sowie zu unserem Backoffice in Mannheim.

Deine Qualifikationen

  • Du verfügst über eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich - oder im Bereich Hotel/Gastronomie/Eventmanagement.
  • Du bist kommunikativ und trittst sicher sowie freundlich am Telefon auf.
  • Du zeichnest dich durch eine hohe Dienstleistungsorientierung, Kooperationsbereitschaft, Zuverlässigkeit und Belastbarkeit aus.
  • Du bist von Montag bis Freitag von 09:00 - 17:30 Uhr verfügbar.
  • Du verfügst über einen sicheren Umgang mit dem MS Office-Paket.
  • Du bringst verhandlungssichere Englischkenntnisse mit und besitzt einen gültigen Führerschein B.

Deine Vorteile

  • Benefits: 5 zusätzliche Urlaubstage, Essenszuschuss und Kostenübernahme für ein öffentliches Verkehrsnutzungsticket oder einen Klimaticket-Zuschuss.
  • Hays-Spirit: Regelmäßige Teamevents, Firmenveranstaltungen und ein umfangreiches Wellbeing Angebot (z.B. Mental Health Days).
  • Onboarding: In unserem Learning Center wirst du intensiv auf deine neue Rolle vorbereitet und bei deiner gesamten Einarbeitungsphase hinweg begleitet. (Mentoring-Programm)
  • Weiterbildung: Dich erwarten stärkenorientierte Entwicklungs- und Aufstiegsmöglichkeiten in der Fach- oder Führungslaufbahn.
  • Soziales: Du kannst einen Arbeitstag pro Jahr bei einem Sozialprojekt unterstützen.
  • Vielfalt: Das Diversity Board und alle Mitarbeitenden setzen sich für eine chancengerechte Arbeitswelt ein, die frei von Vorurteilen ist. Wir behandeln alle Menschen gleichermaßen wertschätzend und respektvoll.

Deine Ansprechperson

Yvonne Kulmer
E-Mail: start@hayscareer.net